Kondis sin personvernerklæring

(Oppdatert oktober 2026)

Kondis, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for Kondis sin behandling av personopplysninger. Hovedforpliktelsen til en behandlingsansvarlig er å sikre at personopplysninger behandles i henhold til kravene i EUs personvernforordning 2016/679 og den nye personvernloven. I dette ligger det å sikre forsvarlig behandling av personopplysninger på en slik måte at det ikke innebærer risiko for de registrerte.

Kontaktinformasjon til den behandlingsansvarlige

Kondis – norsk organisasjon for kondisjonsidrett

Sognsveien 75 A

0855 Oslo

Tlf: 22 60 94 70

E-post: Kondis@kondis.no

For henvendelser angående medlemsregisteret (medlemsservice): medlem@kondis.no

Daglig leder: Marianne Røhme

Noen virksomheter er ifølge personvernforordningen pålagt å ha et personvernombud. Dette gjelder offentlig myndighet, de som driver monitorering i stor skala av registrerte, eller de som behandler sensitive personopplysninger. Kondis er en ideell organisasjon som ikke behandler persondata som gjør det påkrevd med et personvernombud. Vi har derfor ingen i organisasjonen som fungerer som personvernombud. Alle henvendelser om personvern kan derfor rettes direkte til behandlingsansvarlige eller til medlemsservice.

Kondis gir ut magasinet Kondis og driver nettstedet Kondis.no. Våre omtaler og bilder av personer i pressesammenheng på organisasjonens nettsider, i vår elektroniske bildedatabase eller i medlemsbladet, omfattes ikke av EUs personvernforordning 2016/679 eller den nye personvernloven (Eus personvernforordning 20167679 artikkel 85).

Kondis har 12.358 medlemmer og 6 ansatte i til sammen 5,5 årsverk per 31.12.26. Det er også rundt 50 frivillige tilknyttet organisasjonen. Kondis driver også Kondistreninga.no og Terminlista.kondis.no.

Regnskapsføring og lønnskjøring er satt bort til Aider AS.

KONDIS BEHANDLER FØLGENDE PERSONOPPLYSNINGER

• Medlemmer: Navn, adresse, fødselsdato og -år for medlemmer, e-postadresse, telefonnummer, og e-postdialoger med disse.

• Annonsekunder: Navn og kontaktinformasjon på annonsekunder og e-postdialoger med disse.

• Arrangører i terminlistene: Navn og kontaktinformasjon på arrangører registrert i terminlistene våre og e-postdialoger med disse.

• Ansatte: Navn, kontakt- og lønnsinformasjon, avtaleforhold og kommunikasjon med ansatte og frivillige. Våre ansatte mottar nøkkelkort med personlig kode for adgangskontroll til kontorlokalene.

• Deltakerlister: Kondisløpet og arrangementer vi har.

I tillegg behandler vi personopplysninger i forbindelse med:

• Informasjonskapsler på Kondis.no, MIN SIDE

• Statistikk i forbindelse med vårt system for å måle nettrafikk på kondis.no, Google Analytics, og annonsesystemet Google Ad Manager.

MEDLEMMER

Medlemsregisteret vårt føres i programvaren Sesamy. Det er Kondis sine egne ansatte som behandler dataene. Det er inngått en databehandleravtale mellom Kondis og Sesamy.

Ifølge personvernforordningen fra EU er det ikke lov til å behandle personopplysninger uten at dette gjøres med utgangspunkt i et formål som er definert i forordningen. Når Kondis behandler medlemmenes personopplysninger er formålet at Kondis skal kunne oppfylle avtalene med medlemmene (som f.eks. å sende ut medlemsbladet 9 ganger i året).

Det er opprettet en MIN SIDE-funksjon på Kondis.no hvor medlemmer selv kan gå inn og oppdatere den informasjonen vi har lagret på hver enkelt. Denne funksjonen gir medlemmet mulighet til å se hvilke personopplysninger som er lagret og til å foreta endringer/korrigeringer. Tjenesten krever personlig innlogging med e-post og en bekreftelseskode som sendes fra Sesamy til medlemmets e-postkonto.

Den som logger seg inn på MIN SIDE, får kun tilgang til sin egen informasjon og ikke det som er lagret på andre registrerte.

Magasinet Kondis kommer ut 9 ganger per år og sendes til alle medlemmene 7 ganger (2 av utgivelsene er dobbeltnummer). Ved hver distribusjon av bladet, laster våre kontakter hos Sesamy opp oppdaterte adresselister til Di som fordeler medlemmer mellom post- og avisdistribusjon. Adresselistene består av medlemmets medlemsnummer i Kondis, navn og adresse.

De personopplysningene som samles inn fra medlemmer er: navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

Årsaken til at vi trenger navn og adresse er for å kunne sende medlemsbladet og faktura på medlemskontingenten til rett person, og telefonnummer og e-post for å kunne ta kontakt med deg om saker som angår medlemskapet som for eksempel når blader eller fakturaer kommer i retur på grunn av feilaktig adresse.

Vi vil ikke sende tilbud eller nyhetsbrev på e-post eller SMS eller ringe medlemmer for tilbud uten at de har gitt oss et samtykke til dette på forhånd. Dersom medlemmer ønsker denne typen informasjon, må de ta kontakt med Kondis på e-post kondis@kondis.no og gi beskjed om at de ønsker å gi samtykke til å motta nyhetsbrev og tilbud på e-post og telefon.

Når et medlem melder seg ut av Kondis, blir dette registrert i medlemsregisteret og distribusjonen av medlemsbladet avsluttes. Personopplysningene lagres i fem år etter utmeldingen. Dette fordi regnskapsloven stiller krav om at alle bilag skal være tilgjengelig i fem år etter at regnskapet for året er avsluttet.

Ved at personopplysningene lagres såpass lenge sikrer vi også at medlem som melder seg inn igjen i løpet av perioden, kan få tilbake sitt gamle medlemsnummer. Medlemsnummeret blir ofte brukt når medlemmet skal utnytte våre gode avtaler med samarbeidspartnere, og mange ønsker da å beholde det samme nummeret som tidligere slik at det skal bli lettere å huske.

Når medlemmer kjøper medlemskap, får de valget mellom å betale med kort eller Vipps. Betalingsinformasjonen anonymiseres i Sesamy slik at den ikke er tilgjengelig for utenforstående.

Mange medlemmer mottar faktura på medlemskapet ved hovedforfall. Til fakturering bruker vi Billogram.

ANNONSØRER

Vi behandler også personopplysninger til kontaktpersoner hos annonsører i medlemsbladet eller på våre nettsider. Vi lagrer kontaktinformasjonen i vårt annonsesystem.

Alle de som registreres i vårt annonsesystem får en e-post med både norsk og engelsk tekst som forklarer hvilke personopplysninger Kondis har registrert og hva formålet er med innsamlingen. Formålet har vi satt til at vi begge parter har en «berettiget interesse» for dette.

E-posten om at vi har registrert personopplysningene sendes ut umiddelbart etter at opplysningene blir registrert. I den samme e-posten spør vi også om samtykke til å sende nyhetsbrev og SMS for å fortelle om våre tilbud og kampanjer.

For å kunne følge opp avtaler og betalingshistorikken med våre kunder, er det nødvendig å ta vare på personopplysningene over tid. Noen kunder har vi kun kontakt med en gang i året, andre sjeldnere og andre oftere. Vi har derfor funnet det formålstjenlig både for våre kunder og for Kondis å lagre personopplysningene i tre år etter siste kontakt.

I forbindelse med annonsesalget har vi leasingavtale på CRM-systemet SuperOffice som ligger på en server hos vår samarbeidspartner Datasvar AS. For å sikre at opplysningene blir håndtert på riktig måte, har vi inngått en dataavtale med Datasvar.

Høsten 2026 vil vi gå over fra Superoffice til Vestex, og rutinene vil da bli endret/oppdatert.

TERMINLISTENE

Arrangører av løp, multisport, sykkelritt eller skirenn har stor glede av å kunne markedsføre arrangementet sitt i våre terminlister på nett og i bladet.

I våre terminlister lager vi oversikt over mosjonsarrangementer med kontaktinformasjon til de ansvarlige, linker til påmelding og arrangørens nettsider. Opplysningene publiseres åpent for allmenheten både på papir og elektronisk.

Det er enten arrangøren selv eller en ansatt i Kondis som oppdaterer og legger inn informasjonen om arrangementet.

Formålet for lagring av opplysningene er at både arrangørene og brukerne har en berettiget interesse av dette.

Terminlistene fungerer som et historisk arkiv der de gamle løpene blir tatt vare på. Det er ikke mulig å slette registreringer i terminlistene, men de kan anonymiseres hvis det er ønskelig.

INFORMASJONSKAPSLER I KONDIS SINE DATALØSNINGER

Kondis har avtale med Labrador om bruk av deres CMS-system for Kondis.no og Kondisløpet.no/kondislopet.no. Det er inngått databehandleravtale med Labrador om dette.

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som er små tekstfiler som plasseres på brukerens datamaskin når han/hun laster ned nettsidene.

Det brukes ikke informasjonskapsler på Kondisløpet.no/kondislopet.no. På Kondis.no setter Labrador bare én informasjonskapsel. Det er et Paywall-Token som lagrer innloggings- og tilgangsstatus for abonnenter. Alle de andre informasjonskapslene settes av tredjepartstjenester som Google Analytics, annonsepartnere, Sesamy og samtykkeløsningen InMobi.

De fleste informasjonskapslene på Kondis.no brukes til annonser. Hvilke informasjonskapsler som settes, varierer med hvilke annonser som vises og hva brukeren har samtykket til. Oversikten er derfor et øyeblikksbilde.

Leverandørene har ansvaret for egne informasjonskapsler. Funksjonsbeskrivelsene i oversikten som finnes her er basert på en teknisk skanning og offentlig tilgjengelig informasjon.

GOOGLE ANALYTICS

Kondis bruker Google Analytics som analyseverktøy for nettsiden. Dette er et gratis og enkelt verktøy som hjelper oss å fremstille statistikk på de besøkende til kondis.no.

For at Google Analytics skal kunne fastslå hvilken trafikk som tilhører hver enkelt bruker, blir det sendt en unik identifikator som er tilknyttet den enkelte brukeren med hvert treff. Google Analytics bruker http-informasjonskapsler for å huske hvilke nettsider en besøkende har vært på og hvilken interaksjon han/hun har hatt med nettstedet.

Alle registeringer anonymiseres slik at det ikke er mulig for oss i Kondis å se hvem de besøkende er. Vi ser hvilke fylker leserne våre er fra, hvilke saker som blir lest og hvor mange ganger de har blitt lest til sammen, men vi har ikke mulighet til å ta ut informasjon om enkeltindivider.

Google Analytics støtter tre JavaScript-tagger for måling av websidebruk. Dette er gtag.js, analytics.js og ga.js.

Gtag.js og analytics.js gjør det mulig å skille mellom ulike unike brukere og videre øke analysehastigheten.

Informasjonskapslene lagres på brukerens datamaskin i en periode som angitt i kolonnen for «lagringstid» i tabellen.

Taggen ga.js gjør det mulig å vite hvilket domene som skal måles, bestemme unike brukere, øke analysehastigheten, huske antall besøk fra en bruker og hvor lang tid vedkommende bruker på nettstedet, huske hvilken nettside vedkommende kom inn til nettstedet fra, huske starten og slutten på sesjonen, og huske kundevariabler.

GOOGLE AD MANAGER

Kondis bruker annonsestyringssystemet Google Ad Manager. Systemet skal gjøre det mulig for oss å selge annonsevisninger på våre nettsider til kjøpere som henvender seg til vår målgruppe. Google Ad Manager bruker våre brukerdata og statistikk til å kalkulere målgruppedata og sannsynligheten for hvilke brukerprofiler som tilhører de samme brukerne. Videre å gi oss styringsverktøy som gjør det mulig for oss å segmentere og kategorisere brukerdata for våre målgrupper.

Dette gjøres ved bruk av standard scripts. Følgende personopplysninger blir behandlet: Deler av en IP-adresse, lokasjoner basert på den fulle IP-adressen, URL-en til nettsiden og hvilken nettleser som blir brukt. Som bruker av Google Ad Manager kan vi legge inn annonsepris, navn på annonseproduktet og ordrenummer.

Ingen sensitive data blir behandlet av Google Ad Manager.

Når en bruker kommer inn på våre nettsider kan Google Ad Manager bruke informasjon rundt den besøkendes lokasjon, hvilke nettsider vedkommende har vist interesse for osv. til å hjelpe oss til å levere mer relevant annonsering til brukeren på våre nettsteder og mobile applikasjoner. Videre blir informasjonen rundt den besøkende brukt til analyser og statistikk.

For å bestemme hvilke annonser som skal vises, for eksempel å skulle vise lignende produkter som en besøkende har sett på tidligere, bruker Google Ad Manager en informasjonskapsel for dette formålet. Dette skjer på anonymt basis. Informasjonskapselen samler ikke inn navn, adresser, telefonnumre, e-postadresser eller annen informasjon som identifiserer en person. I stedet inneholder informasjonskapselen et tilfeldig identifikasjonsnummer, opt-out eller opt-in valg, eller informasjon om kampanje-/annonseaktivitet på en annonsør på nettstedet. Den lagrer anonym informasjon som: type enhet, operativsystem, webleserversjon, geografisk plassering, hvilke nettadresser der Google Ad Manager viser annonser, eller fakta om antall klikk eller visninger av annonser.

Ved Web-forespørsler til Google Ad Manager Web-servere blir IP-adresser og/eller mobilenhetidentifikatorer av brukerenheter anonymisert.

PERSONOPPLYSNINGER FOR ANSATTE OG FRIVILLIGE

I Kondis registrerer vi navn, kontakt- og lønnsinformasjon på våre ansatte og frivillige. Dette både hos vår regnskapsfører Aider, og i form av arbeidsavtaler og personaldokumenter internt hos Kondis. Arbeidsavtaler og øvrige personaldokumenter blir lagret lokalt på daglig leders PC og med sikkerhetskopi i Microsofts skytjeneste OneDrive.

Lønnsslipper er gjort tilgjengelig for hver enkelt ansatt i Tripletex. De sendes også på e-post til eksterne medarbeidere. De er da krypterte og passordbelagte.

Opplysningene behandles i henhold til artikkel 6. nr. 1 b i forordningen.

Opplysningene brukes i det daglige til lønnskjøring, utgiftsrefusjon, og utbetalinger til ansatte/frivillige og innberetning til det offentlige.  Det er inngått databehandleravtale med Aider.

NØKKELKORT MED KODE

For å komme inn i lokalene må de ansatte bruke nøkkelkort med kode på tre dører på vei inn til kontoret om de skal på kontoret utenfor oppsatt kontortid.

Vi leier kontorer av Ullevaal Stadion AS. De registrerer navn og firma til de som mottar nøkkelkort. Kondis bruker bilde på kortene. I tillegg står Kondis sin logo, den ansattes navn og et kortnummer på kortet.

Ullevaal Stadion behandler ingen persondata på våre vegne gjennom dette adgangskontrollsystemet. Det er til som ett sikkerhetssystem for adgang til bygget og ingen persondata blir brukt. Ved innbrudd eller lignende hvor denne dataen kunne vært interessant må dette tas ut av politiet. Vi har derfor ingen databehandleravtale med Ullevaal Stadion.

TEAM KONDIS PROFILBUTIKK

Kondis har inngått avtale med Profilsport om drift av profilbutikken Teamkondis.no. Det er Kondis som eier domenet, mens Profil eier og driver nettbutikken og har ansvar for all håndtering av persondata i den forbindelse. Det er derfor ikke inngått noen avtale med Profilsport om denne driften.

PÅMELDING TIL VÅRE ARRANGEMENTER

Fra tid til annen arrangerer vi løp, kurs og treningsturer. Ved påmelding til disse arrangementene samler vi inn personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Ved påmelding til løp samler vi også inn hvilken aldersklasse vedkommende skal løpe i.

Treningsturer arrangeres i samarbeid med en turoperatør. Det er denne som står for det tekniske arrangementet, mens vi bidrar i markedsføringen av reisen. Våre medlemmer får tilbud om å være med til rabatterte priser. På disse turene er det turoperatørene som er behandlingsansvarlige.

Det samme forholdet kan vi ha til kursarrangører. I slike tilfeller er det kursarrangøren som er behandlingsansvarlig, mens vi står for markedsføringen og tilbyr medlemmene våre rabattert deltakelse.

Ved påmelding til løp vi arrangerer er det Kondis som er behandlingsansvarlig, mens vår samarbeidspartner på påmelding og resultatservice er databehandler.

Kondis har inngått avtale med EQTiming om påmelding og resultatservice for Kondisløpene. Det er også inngått databehandleravtale mellom Kondis og EQTiming.

RUTINER FOR LAGRING OG SLETTING

Det er regnskapsloven som bestemmer hvor lenge vi må lagre personopplysninger fra våre medlemmer. Regnskapsloven krever at vi beholder alle regnskapsbilag i fem år etter at de ble ført i regnskapet.

Opplysninger fra annonsekunder oppbevares i tre år etter siste kontakt. Ettersom vårt annonsesystem ikke inneholder regnskapsbilag, har vi ingen plikt til å oppbevare disse opplysningene i fem år. Det er vår regnskapsfører som fakturerer annonsekundene og som har forpliktelser til lagring av opplysningene i henhold til regnskapsloven.

Bakgrunnen for at personopplysningene til annonsekunder blir tatt vare på i tre år etter siste kontakt er med utgangspunkt i en berettiget interesse.

HVEM HAR TILGANG TIL DATAENE?

Ansatte i Kondis har tilgang til personopplysningene om våre medlemmer gjennom Sesamy.

Ved hver utsendelse av medlemsbladet Kondis, blir adressefiler overført fra Sesamy til Di.

Når det gjelder personopplysningene til annonsekundene, er disse kun tilgjengelige for annonseansvarlig i Kondis og ansatte i Datasvar som drifter løsningene for oss.

For å sikre at ikke personopplysningene blir misbrukt eller kommer på avveie, er det viktig at vi i Kondis har databehandleravtaler med våre samarbeidspartnere.

INFORMASJON TIL DE REGISTRERTE

De vi har registrert personopplysninger på har rett til å få vite hvilke opplysninger vi har registrert. Om noe er feil har de rett til å få dette korrigert og de har rett til å få dem slettet om ikke lovgivningen krever at vi har dem registrert.

Ifølge EUs personvernforordning 2016/679 har vi ikke lov til å registrere personopplysninger uten at det er gitt åpning for dette i forordningen. Ettersom formålet med å registrere medlemmers kontaktopplysninger er for å oppfylle en avtale vi har med dem, har vi derfor tillatelse til å behandle disse persondataene for å handtere denne avtalen. Det samme gjelder behandling av data vi mottar fra annonsekunder.

E-POSTUTVEKSLING MED KONDIS

Kondis sine medarbeidere benytter e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor til ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.